Örnsköldsviks kommun stod inför en mängd utmaningar. En av de främsta var bristen på spendtransparens, vilket innebar att det saknades en tydlig översikt över spend samt viktiga mätetal som avtalstrohet och kategorianalys. Dessutom upplevde de ineffektiviteter i sina befintliga processer och verktyg för att analysera inköp. Hanteringen av inköpsdata var tidskrävande och ledde till att insikter blev föråldrade. Inköpsdata var dessutom decentraliserad och utspridd över olika platser, vilket gjorde det nödvändigt att konsolidera all information på en central plattform. Slutligen fanns det ingen klar översikt över projekt-pipelinen, vilket gjorde det svårt att prioritera och allokera ansvar.

För att lösa dessa utmaningar valde Örnsköldsvik kommun att implementera PRO(a)ACT. Genom att integrera data från avtalsdatabasen, upphandlingssystemet och transaktionssystemet skapades en central plattform som gav transparens över all spend och all information relaterad till inköp och upphandling inom förvaltningsdelen av kommunen. PRO(a)ACTs Upphandlingsplaneringsverktyg blev en värdefull hjälp för att styra och följa upp upphandlingsprojekt, och genom att skapa en samlad översikt över dessa projekt kan Örnsköldsviks kommun nu prioritera dem dagligen. Dessutom möjliggör PRO(a)ACT för upphandlingschef och upphandlare att få insikter som de kan agera på, med dagliga uppdateringar av inköpsdata ned på radnivå. Detta gör det möjligt att snabbt identifiera och fånga besparingsmöjligheter.

Upphandlarna kan nu ägna mer tid åt strategiskt arbete, eftersom tidsåtgången för analys av spend har minskat betydligt. PRO(a)ACT erbjuder en enkel och intuitiv spendvisibilitet, med daglig uppdatering av aktuell data ned på fakturaradnivå. Detta har möjliggjort ett faktabaserat inköpsarbete, där inköpsfunktionen nu har detaljerad information om exakt vad kommunen köper, vem som köper och annan relevant information över samtliga förvaltningar. Dessutom kan avvikande inköp löpande identifieras och nya möjligheter upptäckas baserade på spenddata. Upphandlingsplaneringsverktyget underlättar projektuppföljning och verksamhetsplanering. Slutligen hjälper informationen i PRO(a)ACT inköpsfunktionen att tydliggöra sin strategiska betydelse och potential inom organisationen.