I dagens datagalna värld kan en bra inköpsanalyslösning göra en enorm skillnad. Inköpsbeslut som baseras på välgrundad dataanalys är inte bara faktabaserade utan också mer genomtänkta och hållbara. Men här uppstår en viktig fråga: ska man bygga en egen lösning internt eller köpa en färdig molnbaserad lösning?

‍

Varför behöver ni en inköpsanalyslösning?

Tidigare betraktades inköpsdata bara som en simpel biprodukt av inköpsaktiviteter. Idag ses den dock rätteligen som en ovärderlig affärstillgång. Genom att analysera historisk data kan man få viktiga insikter om tidigare köp och därmed stödja strategiska beslut.

‍

Bygga eller köpa: En översikt

Bygga en egen lösning

Att utveckla och underhålla en skräddarsydd lösning internt kan vara lockande för verksamheter med unika behov eller specifika arbetsflöden. Det ger fullständig kontroll över utformning, utveckling och uppdateringar av systemet.

Det kan vara lockande att tro att ni kan bygga er egen inköpsanalyslösning internt. Många verksamheter har tillgång till kompetens, och resurser kan tas från IT-avdelningen. Men när man ser på den verkliga omfattningen av data som behöver hanteras – från order- och fakturainformation till pågående upphandlingsprojekt, analys av leverantörsprestanda och hantering av avtal – blir det tydligt att uppgiften snabbt blir överväldigande och överstiger vad Excel kan hantera.

Fördelar:

· Skräddarsydd anpassning: Möjlighet att skapa en lösning som exakt passar era unika behov och processer.

· Kontroll: Insyn och kontroll över var och hur data lagras och hanteras.

Nackdelar:

· Höga initiala kostnader: Kräver betydande investeringar i tid och pengar för att utveckla och implementera lösningen.

· Lång utvecklingstid: Processen för att bygga och finjustera systemet kan ta tid, vilket kan försena leveransen av viktiga insikter.

· Underhåll och support: Kräver kontinuerligt underhåll och uppdateringar, vilket kan vara resurskrävande.

‍

Köpa en molnbaserad lösning

En extern molnbaserad lösning erbjuder en snabb och enkel väg till avancerad inköpsanalys. Dessa plug-n-play-lösningar är utformade för snabb implementering och kan börja leverera värde direkt.

Fördelar:

· Snabb implementering: Lösningen är redo att användas nästan direkt, vilket minskar väntetiden på värdefulla insikter.

· Lägre totalkostnad: Prenumerationsmodeller sprider ut kostnaden över tid och minimerar initiala investeringar.

· Avancerad teknologi: Tillgång till avancerade funktioner som AI-baserad kategorisering, dataklassificering och självbetjäningsrapporter.

Nackdelar:

· Begränsad anpassning: Färdiga lösningar kanske inte alltid uppfyller alla specifika krav.

· Datasäkerhet: Även om leverantörer ofta har robusta säkerhetsåtgärder kan vissa verksamheter känna sig obekväma med att lagra data externt.

Kostnadsöverväganden: TCO

När du överväger att bygga eller köpa en inköpsanalyslösning är det viktigt att förstå den totala ägandekostnaden (Total Cost of Ownership, TCO). TCO inkluderar inte bara inköpskostnaden utan även kostnader för underhåll, support, utbildning och alternativkostnad.

För en egenbyggd lösning är initiala utvecklingskostnader ofta höga. Efter implementeringen tillkommer löpande underhållskostnader för att hålla systemet uppdaterat och säkert. Det krävs också utbildning för att säkerställa att personalen kan använda systemet effektivt, vilket genererar ytterligare kostnader. Dessutom bör man inte glömma alternativkostnaden, då tiden och resurserna som används för att utveckla lösningen inte kan allokeras till andra viktiga projekt.

Å andra sidan har molnbaserade lösningar prenumerationsmodeller som sprider ut kostnaderna över tid. Dessa inkluderar support, underhåll och uppgraderingar. Detta minskar belastningen på interna resurser och gör det möjligt för organisationen att fokusera på strategiska inköpsinitiativ.

‍

Användarupplevelse och funktionalitet

När det kommer till användarupplevelse och funktionalitet är tiden ofta en avgörande faktor. Att utveckla en skräddarsydd lösning kan ge maximal kontroll, men det kan kräva mycket tid och resurser att se till att den uppfyller alla föränderliga behov och teknologiska framsteg på marknaden.

Genom att välja en molnbaserad lösning kan man istället snabbt implementera och dra nytta av intuitiva rapporter och supporttjänster. Detta minskar implementeringstiden och gör det möjligt för användarna att snabbt börja använda och dra nytta av systemet.

‍

Datakvalitet:

För att säkerställa att inköpsdata är tillförlitlig och användbar är datakvaliteten A och O. Att utveckla en intern lösning för att tvätta, förädla och kategorisera data kräver mycket resurser, medan molnbaserade lösningar oftast erbjuder automatiserade processer för tvätt och förädling.

‍

Sammanfattning

Att överväga om ni ska bygga eller köpa en inköpsanalyslösning är en komplex process som beror på flera faktorer, inklusive verksamhetens specifika behov, budget och tekniska kapacitet. Trots att byggande av en egen lösning kan erbjuda fullständig kontroll och anpassning kan det också vara både tidskrävande och kostsamt. Å andra sidan kan en köpt, molnbaserad lösning erbjuda snabbare implementering, lägre totalkostnad och tillgång till avancerad teknologi.

För de flesta verksamheter är det oftast både ekonomiskt och tekniskt fördelaktigt att investera i en färdig plug-and-play-lösning. Dessa lösningar kan snabbt leverera värde, minska belastningen på interna resurser och säkerställa tillgång till den senaste teknologin och best practice inom inköpsanalys.

Genom noggrant övervägande av kostnader, användarupplevelse och datakvalitet kan ni fatta ett välgrundat beslut som bäst uppfyller er organisations behov och hjälper er att utnyttja inköpsdatans fulla potential.

📧 Kontakta mig på sebastian@proaact.se om du vill veta mer om PRO(a)ACT!